A desobrigação de consularizar documentos estrangeiros

A partir de 14 de agosto de 2016, de acordo com o Decreto nº 8.660/2016, será dispensada a consularização de documentos públicos provenientes dos países signatários para que produzam efeitos no Brasil. Isso porque o Congresso Nacional, por meio do Decreto Legislativo no 148, promulgado em 6 de julho de 2015, aprovou o texto da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada em Haia, em 5 de outubro de 1961.

No último dia 01 de fevereiro de 2016 foi publicado no Diário Oficial o Decreto nº 8.660/2016, que proclamou a referida.

Portanto, não será mais necessário submetê-los ao processo de legalização por autoridade consular ou diplomática, com fim de atestar a autenticidade de assinatura, função ou cargo exercido pelo signatário, ou a autenticidade de selo ou carimbo aposto no documento. Do mesmo modo, os documentos públicos produzidos no Brasil também terão essa formalidade dispensada quando forem destinados a algum dos países signatários.

A adesão do Brasil à Convenção foi o primeiro passo para que os documentos públicos emitidos pelos seus países signatários não precisem mais de legalização junto a consulados brasileiros ou por agentes diplomáticos no país de origem para que produzam efeitos no Brasil e vice-versa.

Tal procedimento de legalização será substituído por um procedimento consistente na anexação da chamada apostila ao documento original por um órgão do próprio país de origem do documento.

Para efeitos da Convenção, consideram-se documentos públicos os documentos emitidos por autoridade ou por agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; documentos administrativos; atos notariais e; declarações oficiais contidas em documentos de natureza privada, tais como, por exemplo, reconhecimentos de assinatura e certidões que comprovem o registro de um documento. Não são considerados documentos públicos para fins da Convenção os documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; e os documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

O procedimento a ser seguido para atestar a autenticidade de documentos públicos será a emissão de uma apostila pela autoridade competente do país no qual o documento é originado. O modelo da apostila foi previamente definido no anexo à Convenção, devendo o interessado formalizar a solicitação perante a autoridade responsável designada por cada país signatário da convenção.
No Brasil, os cartórios serão responsáveis pela emissão da apostila em território nacional. O Conselho Nacional de Justiça (CNJ), órgão responsável por coordenar e regulamentar a aplicação dessa Convenção no país, irá definir a forma de implementação de um sistema eletrônico para a emissão da apostila.

A Apostila da Convenção de Haia consiste em um certificado utilizado em âmbito internacional como facilitador de transações comerciais e jurídicas, por consolidar toda a informação necessária para conferir validade a um documento público em outro país signatário do tratado, em vigor desde 1965. O sistema a ser desenvolvido pelo grupo de trabalho do CNJ, deve utilizar a estrutura dos cartórios, já presentes em todas as comarcas brasileiras, para viabilizar a emissão do “apostilamento” em meio eletrônico.

O sistema brasileiro, em desenvolvimento pelo GT do CNJ, terá como base o modelo desenvolvido no México, que permite a leitura da autenticação por meio de QR Code – um código de barras bidimensional que pode ser facilmente reconhecido pela maioria das câmeras de aparelhos celulares.

De acordo com dados do Ministério das Relações Exteriores, o órgão legaliza, mensalmente, mais de 82 mil documentos para efeito no exterior. Aproximadamente 78% desses documentos são legalizados em Brasília, na sede do Ministério. Já em relação às legalizações realizadas pelas repartições brasileiras no exterior, em 2014 foram 569 mil, um aumento de 8,83% em relação a 2013. A maioria desses procedimentos foi realizada em Portugal, seguido de Cuba, que registrou crescimento de legalização dos documentos com a vigência do programa Mais Médicos, do Governo Federal.

Portanto, uma vez em vigor, o procedimento tornará mais simples a utilização de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil, tais como certificados, procurações, certidões notariais, documentação escolar, entre outros.
A adesão do Brasil a tal Convenção tem como objetivo simplificar o procedimento de legalização, reduzir custos, além de conferir maior agilidade à circulação de documentos públicos necessários a transações comerciais e jurídicas. Além disso, significou um passo importante para a desburocratização da certificação de documentos públicos estrangeiros no País.

*Bruna Carolina Reche Gonçalves é advogada societária, pós-graduanda em Direito Empresarial e membro do Task Force de Construção e Serviços Terceirizados do escritório A. Augusto Grellert Advogados Associados.